Как исправить автоматическую нумерацию документов в 1с

При создании документов в 1С не в хронологическом порядке или при ручной корректировке номера может сбиться нумерация. В этой статье разберем, как перенумеровать документы в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Вы узнаете:

• когда возможна автоматическая перенумерация;
• что делать, если документы не предполагают штатную перенумерацию;
• можно ли изменить номер элемента в справочниках.

Перед тем как перейти к перенумерации документов, разберем, как формируется номер документа.

В 1С предусмотрена сквозная нумерация документов в рамках одного вида. Каждый год она начинается заново. Рассмотрим ее формирование на примере документа Реализация (акт, накладная, УПД). Номер присваивается независимо от Вида операции, Организации или других данных.

Для разграничения нумерации между организациями установите префикс. Подробнее Префикс в 1С

Номер документа закрепляется в момент его записи, т. е. документ может быть не проведен, удален, и номер уже не используется для других документов. Всегда берется максимальный использованный номер и к нему прибавляется один.

Символы и буквы в номере

При наличии букв и символов, например, «/», номер автоматически перешагивает только в пределах этой буквы (символа). Поэтому при использовании букв и символов обязательно возникнет ситуация, когда программа не сможет присвоить новый номер, и придется править каждый раз номер вручную.

Один из вариантов исправления данной ситуации — вручную изменить номер, убрав один ноль перед номером. Например, номер 0000-000В99 перенумеровать в 0000-001000.

Нумерация пойдет дальше автоматически 

Другой вариант — Групповое изменение реквизитов.

Префиксы — буквы в начале номера

В 1С есть префиксы — буквенные значения в начале номера. Их рекомендуется устанавливать, если есть обмен с другими базами или в базе несколько организаций. Подробнее про префиксы можно узнать из статьи Префикс в 1С.

Перенумерация документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

В 1С перенумерацию документов может выполнить только пользователь с полными правами. Перед использованием любого способа перенумерации обязательно создайте копию базы!

Изменить нумерацию в 1С можно тремя способами:

• кассовые документы, счета-фактуры подразумевают автоматическую перенумерацию документов при выполнении экспресс-проверки (Отчеты – Экспресс-проверка);
• перенумерация с помощью обработки Групповое изменение реквизитов (Администрирование – Обслуживание – Корректировка данных – Групповое изменение реквизитов), способ предполагает написание кода;
• ручная перенумерация (не рекомендуется).

Как изменить нумерацию в 1С 8.3 автоматически

При проверке учета можно автоматически перенумеровать документы:

• Приходный кассовый ордер — Поступление наличных;
• Расходный кассовый ордер — Выдача наличных;
• выписанный Счет-фактура — Счет-фактура выданный.

Метод используется, только если документы не отражены в отчетности — как самой организацией, так и контрагентом (например, по выданным счетам-фактурам). Иначе при сопоставлении данных документов произойдет несоответствие.

Для автоматической перенумерации перейдите в отчет Экспресс-проверка ведения учета в разделе Отчеты – Экспресс-проверка.

Перейдите в настройки отчета по кнопке Показать настройки и выберите необходимые проверки.

Как перенумеровать кассовые документы в 1С 8.3

Последовательность исправления нарушенной нумерации для РКО и ПКО одинакова.

Если не соблюдена нумерация, то при экспресс-проверке 1С выдаст ошибку:

Чтобы увидеть подробное описание ошибки, разверните отчет: в нем будут указаны предположительные ошибки в ведении учета, а также рекомендации по восстановлению нумерации.

Но не спешите нажимать на ссылку Автоматическая перенумерация документов. Сначала рекомендуем развернуть документы полностью и проанализировать, можно ли перенумеровать документы в 1С 8.3 или они уже отражены в отчетности.

Если принято решение восстановить хронологический порядок в номерах, сделайте копию базы, а потом нажмите на ссылку Автоматическая перенумерация документов.

Для исправления номеров документов укажите Начальный номер, т. е. наименьший номер из исправляемых документов. Если каких-то номеров до него нет (документы были удалены), то программа это не учитывает и по умолчанию устанавливает наименьший номер из имеющихся документов. Например, если в базе есть документы с номерами 5, 6, 3, 8, а номеров 1 и 2 нет (эти документы удалены из базы), то автоматически Начальный номер будет 3, его можно поправить вручную.

Проверьте колонки:

• Текущий номер — номер документа до перенумерации;
• Новый номер — будущий номер документа в базе.

Если все верно, нажмите Продолжить.

После перенумерации выведется результат обработки.

После повторной проверки появится сообщение Ошибок не обнаружено.

Как перенумеровать счета-фактуры в 1С 8.3

Если не соблюдена нумерация, при экспресс-проверке 1С выдаст ошибку:

Чтобы увидеть подробное описание ошибки, разверните отчет: здесь будут указаны предположительные ошибки в ведении учета, а также рекомендации по восстановлению нумерации.

Не спешите нажимать на ссылку Автоматическая перенумерация документов. Сначала рекомендуем развернуть документы полностью и проанализировать, можно ли перенумеровать документы или они уже отражены в отчетности.

Если принято решение восстановить хронологический порядок в номерах, сделайте копию базы, а потом нажмите на ссылку Автоматическая перенумерация документов.

Для исправления номеров документов укажите Начальный номер. Изначально указан рекомендуемый номер, т. е. наименьший номер из исправляемых документов. Если каких-то номеров до него нет (документы были удалены), программа это не учитывает. Изменим Начальный номер на 1.

Проверьте колонки:

• Текущий номер — номер документа до перенумерации;
• Новый номер — будущий номер документа в базе.

Если все верно, нажмите Продолжить.

После перенумерации выведется результат обработки.

После повторной проверки появится сообщение Ошибок не обнаружено.

Прочие способы перенумерации

Ручная корректировка номера

Ручная корректировка номера не рекомендуется!

Перед ручной корректировкой номера ознакомьтесь с проблемами, которые могут возникнуть при использовании данного метода — Символы и буквы в номере.

Чтобы изменить номер вручную:

• установите курсор на номер;
• нажмите на кнопку del или delete на клавиатуре;
• согласитесь с редактированием;
• введите новый номер, обращая внимание на обязательное использование всех нулей вначале номера, например, 0000-0000000.

Групповое изменение реквизитов

Запустите обработку Групповое изменение реквизитов в разделе Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных.

В обработке выберите вид документов, которые будут редактироваться. При необходимости отберите нужные документы по ссылке Все элементы. Подробнее о работе с обработкой.

Далее переведите переключатель на Выполнить произвольный алгоритм.

В большом поле заполните код, выделенный жирным шрифтом в блоке «Информация», который приведен ниже. Код можно скопировать или заполнить вручную. Кавычки обязательно перенаберите.

После каждой строки кода текст, выделенный «//», — это описание кода. Его можно не переносить, а если перенесете, не забудьте указать «//» в начале каждой строки.

Зеленым шрифтом выделены заменяемые данные под конкретный вид документов или справочников.

Выборка = Документы.РеализацияТоваровУслуг.Выбрать(Дата(ГГГГ,М,Д),ТекущаяДата(),, «Дата»);

//Выбираем все документы Реализация (акт, накладная, УПД) за 2022 год с 1 января по текущую дату из отобранных по стандартному отбору в обработке

//в коде указываем техническое имя документа.

Номер = 1;

//Начальный номер при перенумерации без нулей и префиксов

Пока Выборка.Следующий() Цикл

//Запускается цикл перебора всех найденных документов.

Док = Выборка.ПолучитьОбъект();

//Получаем документ.

СтарыйНомер = Док.Номер;

//Запоминаем старый номер.

Док.Номер = «0000-»+Формат(Номер, «ЧЦ=7; ЧВН=; ЧГ=0″);

// Устанавливаем новый номер, 0000 – Префикс базы и организации, при необходимости заменить.

//ЧЦ-количество лидирующих нулей – количество символов после дефиса, для каждого документа может быть свое число

Док.Комментарий = «#Номер изменен. Старый номер-» + СтарыйНомер;

// В комментарии указываем информацию об изменении номера.

Док.Записать();

//Записываем документ

Номер = Номер+1;

//Переходим к следующему номеру и документу

КонецЦикла;

Если при выполнении обработки возникает ошибка об уникальности номера (номер занят), то рекомендуется сначала задать начальный номер, который не пересекается с имеющимися (1000000), а потом запустить еще раз обработку для первоначальной перенумерации уже с меньшего номера.

Как узнать техническое имя документа

Запустите конфигуратор по кнопке Конфигуратор.

Перейдите Конфигурация – Открыть конфигурацию.

После выполнения этой команды откроется окно Конфигурация. Может занять некоторое время.

Далее найдите в списках Справочники или Документы подходящий по смыслу элемент. Двойным щелчком мыши откройте его.

В открытой форме уточните, что это нужный элемент:

• Имя — техническое наименование документа;
• Синоним — имя документа в базе.

Перенумерация справочников в 1С 8.3

В 1С перенумерацию справочников может выполнить только пользователь с полными правами. Перед использованием любого способа перенумерации обязательно создайте копию базы!

Номер в справочниках хранится в поле Код.

Чтобы переименовать номер справочника, используйте либо ручную корректировку номера либо групповое изменение реквизитов. Но лучше изменять другое поле, например, Артикул, а поле Код оставить системным полем и не трогать его.

Для справочников код для обработки Групповое изменение элементов:

Выборка = Справочники.Номенклатура.Выбрать();

//Выбираем все элементы справочника из отобранных по стандартному отбору в обработке.

//в коде указываем техническое имя справочника.

Код = 1;

//Начальный код при перенумерации, без нулей и префиксов.

Пока Выборка.Следующий() Цикл

//Запускается цикл перебора всех найденных документов.

Спр = Выборка.ПолучитьОбъект();

//Получаем элемент справочника.

СтарыйКод = Спр.Код;

//Запоминаем старый код.

Спр.Код = «00-«+Формат(Код, «ЧЦ=8; ЧВН=; ЧГ=0″);

// Устанавливаем новый код, 00 – Префикс базы, при необходимости заменить.

//ЧЦ-количество лидирующих нулей – количество символов после дефиса, для каждого справочника может быть свое число

Спр.Комментарий =»#Код изменен. Старый код-» + СтарыйКод;

// В комментарии указываем информацию об изменении кода.

Спр.Записать();

//Записываем справочник

Код = Код+1;

//Переходим к следующему коду и элементу справочника

КонецЦикла;

См. также:

• Сбилась нумерация документов в 1С 8.3: как исправить
• Групповое перепроведение документов
• Групповая обработка справочников и документов в 1С 8.3
• История изменений документа
• Поиск и удаление дублей
• Пересчет итогов в 1С

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

По какой причине слетает нумерация?

Нумерация чаще всего слетает по причине того что пользователь отредактировал номер руками, вписав или удалив какой либо символ, далее это нарушает автогенерацию и приводит к появлению непредсказуемых номеров до конца года. После такого вмешательства в номерах новых документов появляются спецсимволы например слэш «/» и номера приобретает вид 0000-001/1 и 0000-001/2, вместо 0000-0001 и 0000-0002 соответственно. 0(ноль) может быть заменен буквой «О» или вообще убран уменьшив тем самым длину номера.

Как восстановить правильную автогенерацию номеров?

1. Необходимо исправить сами номера документов и привести их все к общему виду, например 0000-0001, 0000-0002. Сделать это можно вручную или с помощью обработки перенумерации.
2. Нумератор запоминает схему нумерации и даже после приведения нумеров к нормальному виду, номера у новых документов продолжат непредсказуемое поведение. Для исправления этого необходимо сбросить схему нумерации. Для этого необходимо хотя бы общее понимание разработки на платформе 1с предприятие 8.3.

• В режиме конфигуратора — создаем новую обработку

• После всех вышеперечисленных манипуляций сохраняем нашу обработку.
• В режиме 1с Предприятие под пользователем с полными правами запускаем обработку через диалог выбора файла.
• Жмем на кнопку
• Радуемся результату.

Если после проведенных действий нумерация не восстановилась необходимо все внимательно проверить , исправить найденные ошибки в номерах документов (они точно есть) и повторить запуск обработки.

Проблему можно решить специальной опцией, которая называется «перенумерация документов».

Это внешняя обработка, которая не идет в комплекте с 1С, но ее легко найти на сайте у разработчиков или организаций, которые связаны с обслуживанием программы 1С, например «Инфостарт».

А так автоматическая нумерация документов восстанавливается с начала каждого календарного года. Или можно вручную перенумеровать последние документы, а потом новые будут автоматически с нужными последующими номерами.

Содержание:

1.       Как управлять нумерацией документов 1С на уровне объекта конфигурации

2.       Создание и настройка нумератора 1С

3.       Программное изменение формирования нового номера 1С.

В этой статье речь пойдет о том, как изменить принцип нумерации на примере документа Реализация товаров и услуг.

Коротко о том, как устроена нумерация документов 1С:

· Номер документа относится к обязательным реквизитам.

· Номер уникален, и присваивается системой автоматически в пределах указанной периодичности (зависит от настроек).

· Номера создаются системой в хронологическом порядке.

· Механизм автонумерации 1С выдает номера в разрезе множества. В пределах множества номеров новый номер выдается в разрезе префиксов.

· При активированном режиме автонумерации 1С будет присваивать каждому новому документу номер, на единицу больший самого большого числового значения среди номеров документов данного вида в пространстве префикса документа в том периоде, к которому относится дата документа.

Изменение принципа нумерации документа 1С возможно следующими способами:

1.      настройкой свойств нумерации на уровне объектов конфигурации;

2.      созданием и настройкой нового нумератора 1С;

3.      программным изменением автоматического формирования номера.  

1.    Как управлять нумерацией документов 1С на уровне объекта конфигурации

Нумерацией можно управлять на уровне объекта конфигурации. Для этого необходимо провести следующие настройки программы 1С:

· Длина номера – количество символов, отводимых под номер.

· Контроль уникальности – определяет необходимость контроля уникальности номеров средствами системы перед записью.

· Автонумерация 1С – определяет необходимость автоматического создания номеров при создании нового объекта.

· Периодичность – определяет границы периодов, в пределах которых контролируется уникальность и повторяемость номеров, созданных автонумерацией 1С.

· Тип номера – строка или число.

· Нумератор 1С – возможность организовать сквозную нумерацию документов в 1С разного вида.  

2.    Создание и настройка нумератора 1С

Нумератор 1С – это служебный объект, который предназначен для организации единой сквозной нумерации документов разного вида по общему правилу. Этот объект метаданных находится внутри дерева «Документы – Нумераторы».

Создать и настроить по своим правилам новый нумератор не составит труда. (кнопка «Добавить» или Ins).

После чего созданный нумератор 1С нужно указать в настройках документов на вкладке «Нумерация».

В результате этих действий у документов, использующих новый нумератор будет сквозная нумерация, организованная по новым правилам.  

3.    Программное изменение формирования нового номера 1С

Предположим, необходимо, чтобы номер документа реализации товаров и услуг совпадал с номером заказа клиента. В типовой базе номера этих документов не связаны, и каждый имеет собственную нумерацию.

Добавим расширение конфигурации: «Конфигурация – Расширения конфигурации – кнопка «Добавить» или Ins».

Заполняем поля: Имя и Префикс любыми значениями.

Снимаем флаги «Безопасный режим» и «Защита от опасных действий».

Добавляем расширение в реквизит «ЗаказКлиента» документ реализации товаров и услуг.

Переходим в модуль объекта документа реализации товаров и услуг. Создаем процедуру «Перед записью» и кликаем по кнопке «Перейти».

Необходимо перехватить результат процедуры, поэтому выбираем тип вызова «Вызвать после».

Прописываем в 1С Предприятии код условия.

В результате нумерация организована правилам, определенным нами самостоятельно.

Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Кунцова Ольга