Как составить акт на передачу кассы

Акт приема-передачи кассы

Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →

Типовая ситуация: Учет денег на счетах и в кассе: счета 51, 55, 57, 50
(Издательство «Главная книга», 2023)Акт приема-передачи кассы при смене кассира составлять не надо. Передачу денег от одного кассира другому подтверждает акт инвентаризации с их подписями.

Акт передачи кассы при смене кассира

Опубликовано 20.06.2022 08:27

Автор: Administrator

Просмотров: 27410

Увольнение сотрудника – явление очень распространенное и встречается в каждой организации: где-то реже, где-то чаще. Мы не будем рассматривать вопросы расчёта и документального оформления увольнения работника, так как этой теме у нас посвящено значительное количество публикаций, видеоуроков и даже обучающих курсов. В данной статье мы рассмотрим особенности увольнения или смены сотрудника, являющегося материально ответственным лицом (МОЛ), в 1С: Бухгалтерии предприятия, ред. 3.0. Ведь менять МОЛ рано или поздно вынужден любой руководитель организации, поэтому отнестись к этому процессу следует предельно внимательно. 

Давайте обо всем по порядку. Начнем с определения.

Материальная ответственность – это обязанность работника возместить ущерб, причиненный работодателю, а сам такой сотрудник, несущий материальную ответственность, именуется материально ответственным лицом. 

К МОЛ, как правило, относятся работники, которым вверяются товарные ценности или иное имущество, например, кладовщики, кассиры и иные работники, поименованные в специальном перечне.

Для назначения лица/ лиц материально ответственными за сохранность запасов, денежных средств или ОС требуется заключить договор о полной материальной ответственности (индивидуальной или коллективной).

Увольняют материально ответственное лицо по общим правилам, особенностей немного: следует провести инвентаризацию, и организовать передачу имущества, ценностей, а в некоторых случаях и дел.

Если установлена коллективная материальная ответственность, то тогда инвентаризация обязательна только в определенных установленных случаях:

• замена руководителя коллектива;

• выбытие из состава коллектива более 50% его членов;

• решение провести инвентаризацию, озвученное одним или несколькими членами коллектива.

Если для работника установлена индивидуальная материальная ответственность, то проведение инвентаризации обязательно во всех случаях при смене МОЛ.

Смена материально-ответственного лица подлежит оформлению следующим комплектом документов:

• приказом о смене МОЛ и заключением с вновь принятым или уже работающим сотрудником, которому будут передаваться ценности, договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

• приказом о проведении инвентаризации, с утверждением состава инвентаризационной комиссии, причины и сроков проведения инвентаризации;

• непосредственно инвентаризационные описями;

• приказом о передаче объектов ОС или запасов другому МОЛ, унифицированного бланка нет, как вариант, его можно объединить с приказом о назначении инвентаризационной комиссии, обязательно указать причину передачи ценностей (увольнение, отпуск, болезнь прежнего МОЛ и т.п.), сроки передачи, прежнее и новое МОЛ.

Примерный образец приказа может выглядеть так:

Сам факт передачи материальных ценностей при смене МОЛ должен быть оформлен либо актом передачи при смене материально ответственного лица, либо инвентаризационной описью, используемой в качестве передаточного документа.

Давайте рассмотрим, как отразить операции по смене материально ответственных лиц в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 в самых распространенных случаях.

Смена/увольнение МОЛ на участке «Касса»

При смене кассира обязательно необходимо оформить передачу денежных средств и документов новому кассиру и провести инвентаризацию.

И отличная новость, что в программе 1С теперь реализована возможность формирования инвентаризации наличных денежных средств и денежных документов и оформления ее результатов.

Для этого следует перейти в раздел меню «Банк и касса», пункт «Инвентаризация кассы».

На вкладке «Ценности» при нажатии кнопки «Заполнить» данные заполнятся автоматически.

Переходим в раздел «Проведение инвентаризации», указываем период, реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации и причину.

В нашем случае это смена МОЛ.

В графе «Председатель» отмечаем галочкой нужного сотрудника.

Теперь сохраняем и проводим документ. По кнопке «Печать» можно сформировать приказ о проведении инвентаризации и сам акт инвентаризации наличных денежных средств.

В случае выявления по итогам инвентаризации излишков или недостачи сразу из документа по кнопке «Создать на основании» можно сформировать требующиеся документы.

Не забываем, что также следует изменить кассира в ответственных лицах. В главном меню, в разделе «Организации» (если учёт ведётся в программе по нескольким организациям) или «Реквизиты организации» (если по одной).

При увольнении работника или иной смене сотрудника, ответственного за сохранность объектов основных средств, также следует произвести инвентаризацию и передачу объектов другому лицу.

Как в 1С посмотреть за кем закреплены основные средства?

Можно использовать обычную оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01, но добавив на закладке «Дополнительные поля» поле «МОЛ».

Для этого создадим универсальный отчёт, он находится в разделе «Отчёты».

На вкладке «Основные средства» с помощью кнопки «Заполнить» формируем список объектов, закрепленных за указанным сотрудником.

Опись выглядит следующим образом:

Отразим смену МОЛ.

Это можно сделать прямо в документе «Инвентаризация ОС» по кнопке «Создать на основании», выбрав «Перемещение ОС».

Выведем на просмотр накладную на перемещение ОС (ОС-2).

Сформируем снова Универсальный отчёт.

При смене кладовщика или иного сотрудника, ответственного за сохранность материальных ценностей, в аналогичном порядке производится инвентаризация и перемещение ценностей.

Передачу ценностей при смене материально ответственных лиц можно оформлять актом приема-передачи.

Законодательно установленной формы акта нет, поэтому она разрабатывается самостоятельно и должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа.

В программе может не вестись учет по складам.

Но не забываем про материалы, переданные в эксплуатацию, и учитываемые на счете МЦ04.

Сохраним и проведем документ, проверим какие сформировались проводки, через кнопку.

Конкретный порядок действий и документооборота при смене (увольнении) материально ответственного лица рекомендуем установить в локальном нормативном акте организации.

Как видим, что возможности программы 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 позволяют автоматизировать практически весь процесс смены МОЛ. А данная публикация послужит хорошим подспорьем в этом деле.

Автор статьи: Евгения Тарасова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 

Оформление акта приема-передачи кассы в случаях смены кассира

Работник кассы как лицо, несущее материальную ответственность (МОЛ), каждый день формирует первичные документы и отчеты. Но существуют формы, оформление которых актуально в исключительных ситуациях, среди них акт приема-передачи кассы.

Когда необходим

Бланк не обладает строгой, унифицированной формой и регламентами заполнения. Однако заполнять его придется в целом перечне случаев.

Потребность в формировании этой документации появляется в таких ситуациях:

1. В случае процедуры реорганизации предприятия, а также при его реализации либо сдачи в аренду.
2. Непосредственно в преддверии формирования годовой отчетности.
3. Для обнаружения фактов хищений, а также злоупотреблений обязанностями.
4. При форс-мажоре (пожары, подтопления и иное).
5. При передаче кассы и всего, что в ней находится между МОЛ.

Документация потребуется и для контроля на предприятие.

Процесс передачи средств

Процедура передачи кассовых денежных средств:

1. Передача средств должна происходить на основании инвентаризационного акта. Объясняется это тем фактом, что это официальное МОЛ, с которым подписывается соглашение о мат.ответственности при приеме на работу. Потребуется оформить приказ о пересчете и инвентаризационном контроле. В нем же указывается комиссия, которая несет ответственность за корректность контроля.
2. Непосредственно пересчет денег производят непременно при кассире, с ним совместно. И только когда завершится инвентаризационный процесс в кассе, все результаты получены и удовлетворяют проверяющих лиц, инвентаризацию можно завершать.
3. Когда по результатам инвентаризации выявлены недостачи либо излишки, то потребуется сформировать дополнительную форму акта. В ней указывается фактическая сумма, излишки приходуют и тогда можно начинать процедуру передачи.
4. При некорректном сальдо, кассиру придется оформлять объяснительную записку. В ней необходимо прописать причины, по которым это случилась. При отказе руководство организации обязано составить акт об этом.

К процессу в обязательном порядке привлекается комиссия, как минимум из трех человек. Они также по завершению подписывают документы. Процесс передачи дел между кассирами – важная процедура, требующая тщательного контроля. Именно в таком случае предприятие застраховано от неточностей, ошибок и прочих неприятностей в учете.

Оформление акта

На сегодня не утверждено постановлений либо методик, которые бы регулировали оформление акта на официальном уровне. Этот бланк составляют в свободной форме. Однако есть сведения, которые обязательны для оформления такой документации:

• наименование предприятия
• перечисление сотрудников, находящихся в комиссионной группе
• сведения о сотруднике, передающем
• сведения о работнике, который их принимает

Старый и новый кассовый сотрудник осуществляют пересчет наличных денег, а затем в форме приема-передачи прописывают по пунктам, что передается:

1. Сальдо по счету «Касса» по бухгалтерским сведениям.
2. Количество наличных в помещении кассы на момент процедуры.
3. Излишки, в случае выявления.
4. Недостачи при выявлении.
5. Номера ПКО и РКО, которые были выданы на момент передачи.

В завершении оба кассира заверяют документ своими подписями. Корректное оформление акта застрахует работников от вероятных проблем с учетом.

Кто составляет

На сегодня не регламентирован специальный нормативно-правовой документ, с помощью которого сотрудники кассы могли бы передавать ценности, находящиеся на хранении в кассе. Потому руководительский состав каждого предприятия решает самостоятельно на каких условиях проводить передачу. Ориентироваться при этом следует на существующие нормы законодательства.

Видео о процессе передачи кассы:

На что стоит обратить внимание

Обратить внимание требуется, прежде всего, на особенности процесса:

• процедура инвентаризации оформляется специальной формой акта ИНВ-15
• непосредственно акт формируют только после завершения пересчета и оформления соответствующей документации
• смена кассовых сотрудников, а также оформленные соответствующим образом документы. Это гражданско-правовой документ, который составлен участниками как подтверждение передачи дел сторонами договоренности
• если кассира нет на месте (по уважительной причине), то деньги и иные материальные ценности необходимо передать под отчет, для этого работником в присутствии руководителей предприятия и комиссии, которая назначена приказом, пересчитываются ценности, средства
• с новым кассовым работником необходимо заключить соглашение об ответственности за сохранность ценностей и денег, которые им приняты

Не стоит недооценивать важность процедуры передачи кассы. Тщательный контроль этого процесса, в соответствии с законодательными регламентами РФ, позволит избежать некорректности в учете. В результате фирма обеспечивает прозрачность учет и отчетности, без некорректных данных.

Заполняем документ

В случае наличия каких-либо приложений (чеки, квитанции и прочее), их необходимо прикрепить к акту в оригинале либо в копиях. В заключении акт заверяют исключительно живыми подписями сторон. Печати проставляют только в случае если это прописано в локальных нормативно-правовых регламентах организации.

Содержание акта, его заполнение зависит от формы ведения документации составителя. Допустимо заполнить его от руки либо в печатном виде, также практикуется применение фирменного бланка либо обычного чистого листа.

Передача на время отпуска

Заблаговременно до начала инвентаризации кассир составляет расписку о том, что на начало процедуры:

• все РКО и ПКО, а также документация на имущество переданы сотрудникам бухгалтерии либо членам комиссии
• ценности, переданные ему на хранение, оприходованы
• выбывшие ценности подверглись списанию

В случае, когда один из кассиров уходит в отпуск, должна быть проведена инвентаризация кассы с подписанием акта ИНВ-15. Документация утверждается сдающим и принимающим сотрудником. При этом в форме прописывается количество средств переданных от одного к другому, то отдельный акт приема-передачи кассы оформлять не требуется.

Образец акта приема-передачи

Бланк фирма разрабатывает своими силами, ориентируясь на существующую и нормативную документацию, которая действует в организации. В форме должны присутствовать данные:

• количество денежных средств
• передаваемые реестры
• подписи принимающей и передающей стороны
• подписи комиссии

После чего необходимо прописать, что работник, сдающий кассу, передает ценности другой стороне. Также обязательно указание даты процедуры. Акт составляют не меньше чем в двух экземплярах. Каждая сторона должна иметь личный экземпляр. Если потребуется, то допустимы заверенные нотариусом копии.

Приказ о передаче

Прием и передача дел между кассирами и как следствие смена МОЛ происходит на основании приказа руководства фирмы, который также подразумевает ревизию кассы. Инициация процедуры инвентаризации требует выхода приказа о проведении инвентаризации от руководителя предприятия. В нем прописываются даты проведения процедуры, комиссия, МОЛ, ценности подлежащие ревизии. Перед проведением инвентаризации кассы необходимо сформировать комиссию, как минимум из трех человек.

Пересчитывают наличность, которая имеется в кассе под наблюдением участников комиссии. Затем составляется инвентаризационный акт. Форма в обязательном порядке требуется для процедуры передачи денег между работниками кассы.

Условия хранения

Акт приема-передачи кассы – неотъемлемая часть соглашения, поэтому необходимо, чтобы он хранился вместе с ним, без возможности доступа к документу посторонних лиц. Период хранения устанавливается внутренними нормативно-правовыми регламентами предприятия, но не менее определенных законодательством сроков.

На данный момент законодательные нормативы по хранению документации кассы – 5 лет.

Акт приема-передачи кассы – документ, который требуется для передачи кассы от одного кассира к другому. Он не имеет строгой формы, регламентированной законодательством. Однако есть реквизиты, обязательные к внесению в акт.